Office Word - Maak het jezelf niet te moeilijk

Het opstellen van documenten kan een hoop tijd in beslag nemen. Voor een aantal documenten kan makkelijk een sjabloon worden gemaakt, maar er bestaan veel meer functies om Word leuker en makkelijker te maken en zo tijd, en dus geld, te besparen. 

In deze blog lichten we twee functies uit waar wij bij Kantoormanager 2.0 geregeld gebruik van maken: Auto Correctie en macro’s. Beide functies zijn handig om snel iets automatisch in te voeren.

Auto Correctie

De Auto Correctie functie is een onderdeel van de controle die Word uitvoert over de getypte tekst. We kennen deze functie vooral van het automatisch corrigeren van kleine foutjes zoals: TWee hoofdletters aan het begin van de zin, CORRECTie van de Caps Lock die aan staat en het automatisch corrigeren vna veel gebruikte woorden. 

Een woord of zinsdeel dat je veel gebruikt kun je met behulp van Auto Correctie koppelen aan een bepaalde toetsencombinatie, zodat je deze eenvoudig en snel kunt invoeren. Zo zouden wij een sneltoets kunnen aanmaken voor de naam van ons bedrijf: Kantoormanager 2.0. Wanneer we deze zouden koppelen aan de toetsencombinatie ‘KM2’ hoeven we alleen maar KM2 te typen en op spatie te drukken om Kantoormanager 2.0 in het bestand te laten verschijnen. Super makkelijk en snel!

Macro’s

De macro’s gaan een stukje verder dan de Auto Correctie. Een macro is als het ware een vooraf ‘opgenomen’ sjabloon, die je met één klik of druk op de toets in kunt voegen. 

Bij een macro heb je niet alleen de mogelijkheid om grote stukken tekst in één keer in te voegen, ook kun je er een opmaak aan toe voegen. De macro’s kun je koppelen aan een sneltoets of een icoontje in je werkbalk. Zo kun je bijvoorbeeld een macro instellen voor een ondertekening van een brief of voor een adresblok.

Het kost even wat tijd om de Auto Correcties en macro’s te maken, maar stel je eens voor hoeveel tijd het je op kan leveren! Wil je weten hoe je deze Auto Correctie en macro’s kunt instellen in Word? Bekijk dan de stappenplannen op onze website onder het kopje ‘Informatie en downloads’. Hier vind je bovendien nog meer handige documenten over snelle functies in Word en Outlook.