Je taken in Outlook

Ken je dat: je hebt deze week te maken met deadlines voor verschillende projecten en je ziet door de bomen het bos niet meer. Wanneer moet je welke taken uitvoeren?

In een eerdere blog hebben we laten zien hoe je prioriteiten moet stellen. In deze blog laten wij zien hoe je de uit te voeren taken overzichtelijk kunt noteren, zodat je goed voorbereid en zonder stress aan het werk kunt gaan. 

Er zijn verschillende manieren om een takenlijst te maken. Je kunt natuurlijk alles op een kladblok schrijven, of een tabel maken in Word of Excel. Persoonlijk vinden wij het gebruik van de takenlijst in Outlook erg overzichtelijk en handig. Bij dit programma is het namelijk ook erg makkelijk om bijvoorbeeld bijlagen aan je taken te koppelen. Denk aan e-mails met een instructie of afbeeldingen. Zo heb je alles bij de hand op één plek. 

We zullen kort uitleggen hoe de takenlijst in Outlook gebruikt kan worden.

De takenlijst kun je herkennen aan het icoontje van het klembord met het vinkje erop. Deze staat in een balk onderaan je lijst met e-mailmappen (als je het icoontje hier niet kunt vinden, dan kun je deze toevoegen aan de balk door op de 3 stippen te drukken). Klik op het icoontje om naar de takenlijst te gaan. Vervolgens kun je een taak aanmaken. Dit gaat als volgt:

1. Klik links bovenin op ‘Nieuwe taak’
2. Typ een onderwerp: een korte, samenvattende titel van je taak
3. Kies een begindatum en einddatum. Wanneer de taak voorbij de einddatum komt wordt deze rood in je takenlijst. De deadline is dan verlopen. 
4. Kies eventueel een status. 
5. Kies eventueel een prioriteit. Een hoge prioriteit is in je takenlijst te herkennen aan het uitroepteken voor de taak.
6. Stel eventueel een herinnering in. Erg handig!
7. In het grote vak kun je een uitgebreidere omschrijving van je taak geven. Je kunt het hier qua opmaak zo gek maken als je wilt. Onder het tabblad ‘Tekst opmaken’ staan alle opmaakopties zoals je deze ook in Word kunt vinden.
8. Kies eventueel een categorie (bijv. een projectnaam).
9. In het lint kun je items aan je taak toevoegen:
       a. Bestand: een bestand van je computer toevoegen aan de taak
       b. Outlook-item: een e-mail, andere taak, notitie, afspraak of contactpersoon toevoegen aan je taak.
       c. Visitekaartje: een visitekaartje van een contact uit Outlook toevoegen aan je taak.
       d. Handtekening: een handtekening toevoegen aan je taak.
10. Klik op ‘Opslaan en sluiten’.

Je ziet nu dat de taak is toegevoegd aan je takenlijst. In de lijst kun je op verschillende manieren sorteren om je taken overzichtelijk te houden. Heb je een taak afgerond? Sorteer de taak en markeer deze als voltooid. Als je de takenlijst vernieuwd is de taak verwijderd uit de lijst.

Wij vinden het erg handig om op deze manier onze taken en opdrachten te verwerken.

Dagelijks nemen we de lijst even door voordat we beginnen aan onze werkdag. Door dat te doen filteren we de meest urgente taken eruit zodat we die als eerste oppakken.

Succes!