Bel ik u gelegen?

Het voeren van een zakelijk telefoongesprek

“Goedemorgen, u spreekt met Ariejonne, van Kantoormanager 2.0. Bel ik u gelegen?”
De eerste indruk is gemaakt: de opening van een zakelijk telefoongesprek.

Bij Kantoormanager 2.0 beantwoorden we veel inkomende gesprekken voor onze klanten. Ook voeren we voor onze klanten veel uitgaande gesprekken. Die hebben toch vaak een ander karakter. Voor de ene klant bellen we bijvoorbeeld naar aanleiding van leads die mensen zelf invullen. Het doel is vervolgens het inplannen van een afspraak. Voor een andere klant bellen we uit om te informeren over subsidieregelingen. Als ze geïnteresseerd zijn, proberen we onze klant de subsidies voor hen aan te laten vragen. In alle gevallen willen we natuurlijk ons doel behalen. Maar hoe verloopt zo’n gesprek dan?

Al in de eerste zin van het gesprek maak je een indruk. Jezelf voorstellen en de naam van het bedrijf noemen kunnen soms al voor enige weerstand zorgen bij degene aan de andere kant van de lijn. 

Ze hebben jouw verhaal nog helemaal niet gehoord, maar het algemene beeld is dat je belt om iets te verkopen. 

Met de vraag ‘Bel ik u gelegen?’ kun je deze gedachte verzachten. Het feit dat je wilt weten of iemand de tijd heeft om je te woord te staan, geeft een minder opdringerig gevoel bij de klant. Dit is de eerste stap naar een vertrouwensband.

Geeft de persoon aan de andere kant aan dat hij nu geen tijd heeft, dan probeer je een nieuwe belafspraak te maken op een tijdstip dat het wel schikt. Je wilt tenslotte rustig de tijd nemen om iemand te woord te kunnen staan. 

 

Wanneer je wel gelegen belt, vertel je vervolgens over jouw bedrijf en vermeld je wat de reden is van jouw gesprek. Wanneer jij helder en duidelijk bent met het geven van informatie zal je gesprekspartner een vertrouwd gevoel bij jouw bedrijf krijgen . Wanneer jij je informatie hebt gegeven werk je toe naar je ‘doelvraag’, bijvoorbeeld: “Ik plan graag een afspraak met u in, wanneer schikt het u deze week?”.

Geef je gesprekspartner tussendoor ook de gelegenheid om vragen te stellen. Zo krijgt diegene het gevoel dat er naar hem of haar geluisterd wordt. Hij vraagt tenslotte niet voor niets om meer informatie. Let er op dat je antwoorden niet te langdradig worden, je verliest dan gauw de interesse van je degene aan de andere kant. Probeer helder en bondig antwoord te geven en houd zelf altijd de regie over het gesprek door bijvoorbeeld een wedervraag te stellen: “Als u verder geen vragen meer heeft spreek ik graag met u af dat ik u volgende week dinsdag om 12.00 uur terugbel, schikt dat?” 

Wanneer jij je doel hebt bereikt wil je je gesprekspartner ook met een prettig gevoel achterlaten. Daarom herhaal je nog even kort wat er besproken is en bedank je de klant voor zijn tijd. Geef ook aan dat hij met vragen altijd bij je terecht kan. 

Meer weten, of zou je graag wat tips willen hebben?

Bel of mail gerust, we staan voor je klaar!