Telefoneren

10 Tips & tricks

Het is 08.00 uur, het begin van je werkdag. Op je bureau ligt een briefje van je manager die vraagt of je een paar nieuwe klanten wil bellen. Niet lang daarna begint jouw telefoon ook te rinkelen. Dit wordt een dagje telefoneren, uitstellen is vandaag helaas niet aan de orde…

Opzien tegen telefoneren is helemaal niet nodig! Wij helpen je met de volgende tips en tricks op weg om zonder zenuwen een telefoongesprek te voeren.

1. Bereid je voor op het gesprek:

Wat is de reden dat je belt? Naar wie ben je op zoek? Heb je pen en papier bij de hand.

2. Spreek met een glimlach:

Misschien raar om achter je bureau te zitten met een grote glimlach op je gezicht, maar deze glimlach doet wel wat voor jouw gesprekstoon! Met een glimlach op je gezicht klink je vriendelijker en heb je meer intonatie.

3. Houd de volledige aandacht bij het gesprek:

Door actief te luisteren en mee te schrijven vang je de belangrijkste informatie op. Laat je niet afleiden door bijvoorbeeld even snel een inkomende mail te scannen.

4. Denk aan je taalgebruik:

Een net taalgebruik en een uitgebreide woordenschat zorgen voor een professionele indruk.

5. Gebruik luistergeluiden:

Met woorden als ‘ok’ en ‘ja’ laat je de beller merken dat je de aandacht erbij hebt en vermijd je ongemakkelijke stiltes.

6. Spreek rustig en duidelijk:

Zo blijf je verstaanbaar en kan de beller je volgen.

7. Wees vriendelijk:

Ook al heb je de meest onmogelijke klant ooit aan de lijn, blijf altijd vriendelijk en meelevend.

8. Vat samen en vertel wat je gaat doen:

Op die manier geef je aan dat je hebt geluisterd, dat je het begrijpt en dat je actie gaat ondernemen.

9. Niet eten of drinken:

De smak- en slikgeluiden komen niet zo professioneel over aan de lijn. Daarnaast word je er door afgeleid.

10. Wacht tot de beller ophangt:

Wens de beller een fijne dag en wacht tot deze ophangt, zo voorkom je dat je mensen weg drukt wanneer zij toch nog een vraag hebben of nog aan het praten zijn.

 

Wilt u meer weten of de tips eens in de praktijk oefenen? Kantoormanager 2.0 verzorgt ook trainingen in telefoneren. Zo zullen wij binnenkort een aantal gastlessen verzorgen voor de studenten van ROC Friese Poort in Emmeloord. Kijk voor meer informatie op onze website www.dekantoormanager.nl of neem, met de tips nog vers in gedachten, gelijk telefonisch contact met ons op via 0527-680879.